Was ist eine Compliance-Prüfung?

Definition auf einen Blick

Eine Compliance-Prüfung ist die systematische Überprüfung, ob ein Unternehmen oder eine Geschäftsbeziehung alle anwendbaren gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorschriften einhält. Sie bildet die Grundlage für verantwortungsvolles Wirtschaften und schützt Unternehmen vor rechtlichen wie finanziellen Risiken.

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Was versteht man unter Compliance?

Der Begriff «Compliance» stammt aus dem Englischen und bedeutet sinngemäss «Regelkonformität» oder «Regelkonformität». Im unternehmerischen Kontext bezeichnet Compliance die Gesamtheit aller Massnahmen, mit denen sichergestellt wird, dass ein Unternehmen gesetzliche Vorschriften, branchenspezifische Regulierungen sowie interne Richtlinien einhält.

In der Schweiz sind Unternehmen einer Vielzahl von Rechtsvorschriften unterworfen: Das Obligationenrecht (OR) regelt zivilrechtliche Grundlagen, das Geldwäschereigesetz (GwG) verpflichtet Finanzintermediäre zur Identifikation ihrer Geschäftspartner, und das Datenschutzgesetz (DSG) schreibt den sorgfältigen Umgang mit Personendaten vor. Hinzu kommen branchenspezifische Vorgaben, etwa aus dem Bankengesetz (BankG) oder dem Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG).

Eine Compliance-Prüfung ist das konkrete Instrument, mit dem festgestellt wird, ob diese Anforderungen tatsächlich erfüllt werden – intern wie extern.

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Welche Arten von Compliance-Prüfungen gibt es?

1. Interne Compliance-Prüfung

Bei der internen Compliance-Prüfung überprüft das Unternehmen sich selbst. Typischerweise führt die interne Revision, eine Compliance-Abteilung oder ein beauftragter Treuhänder diese Prüfung durch. Ziel ist es, Schwachstellen in Prozessen, Verträgen oder Organisationsstrukturen zu identifizieren, bevor sie zum rechtlichen Problem werden.

2. Externe Compliance-Prüfung

Hier beauftragt ein Unternehmen externe Spezialisten – etwa eine Treuhand- oder Revisionsgesellschaft – mit der unabhängigen Überprüfung. Externe Prüfungen werden oft im Rahmen von Audits, Due-Diligence-Prozessen oder behördlichen Anforderungen durchgeführt.

3. Lieferanten- und Geschäftspartner-Compliance

Besonders im B2B-Bereich ist die Compliance-Prüfung von Geschäftspartnern zentral. Bevor ein Unternehmen eine neue Geschäftsbeziehung eingeht, sollte es prüfen, ob der potenzielle Partner rechtlich einwandfrei handelt, keine Sanktionen trägt und wirtschaftlich stabil ist. Dabei wird die Compliance-Prüfung häufig mit einer Bonitätsprüfung kombiniert, um ein vollständiges Risikobild zu erhalten.

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Welche Inhalte umfasst eine Compliance-Prüfung?

Eine umfassende Compliance-Prüfung deckt in der Regel folgende Bereiche ab:

• Identitätsprüfung: Wer ist der tatsächliche Geschäftspartner? Wer sind die wirtschaftlich Berechtigten (Ultimate Beneficial Owner, UBO)? Dies ist insbesondere unter dem GwG relevant.
• Handelsregisterauszug: Ist das Unternehmen korrekt eingetragen? Stimmen Zeichnungsberechtigungen und Organe mit den vorgelegten Unterlagen überein? Das Schweizer Handelsregister ist öffentlich zugänglich.
• Sanktionslisten-Screening: Steht das Unternehmen oder eine Führungsperson auf nationalen oder internationalen Sanktionslisten (z. B. SECO, EU, OFAC)?
• Betreibungsregisterauszug: Liegen offene Betreibungen oder Verlustscheine vor?
• PEP-Prüfung: Handelt es sich um eine politisch exponierte Person (PEP), die erhöhte Sorgfalt erfordert?
• Reputationsprüfung: Gibt es negative Medienberichte, laufende Strafverfahren oder bekannte Compliance-Verstösse?
• Interne Richtlinien: Werden unternehmensinterne Vorgaben, Verhaltenskodizes und Vertragspflichten eingehalten?

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Rechtliche Grundlagen in der Schweiz

Die Pflicht zur Compliance-Prüfung ergibt sich in der Schweiz aus verschiedenen Rechtsquellen:

• Geldwäschereigesetz (GwG): Finanzintermediäre sind verpflichtet, ihre Vertragspartner zu identifizieren und die wirtschaftlich berechtigte Person festzustellen (Art. 3 und 4 GwG).
• Obligationenrecht (OR): Verwaltungsräte und Geschäftsführer tragen eine Sorgfaltspflicht gegenüber dem Unternehmen. Die Missachtung von Compliance-Anforderungen kann zur persönlichen Haftung führen.
• Datenschutzgesetz (DSG): Seit der Totalrevision 2023 gelten verschärfte Anforderungen an die Bearbeitung von Personendaten, einschliesslich der Datenschutz-Folgenabschätzung.
• Sektorspezifische Regulierungen: Unternehmen in der Finanzbranche unterliegen den Anforderungen der FINMA, im Gesundheitswesen gelten Swissmedic-Vorgaben.

Eine konsequente Compliance-Prüfung ist damit nicht nur Best Practice, sondern in vielen Bereichen gesetzlich vorgeschrieben.

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Wie läuft eine Compliance-Prüfung in der Praxis ab?

Der Ablauf einer Compliance-Prüfung lässt sich in fünf Schritte gliedern:

Schritt 1: Risikobasierte Einstufung

Nicht jede Geschäftsbeziehung birgt dasselbe Risiko. Vor der Prüfung wird festgelegt, welche Intensität der Prüfung angemessen ist – ein Kleinstlieferant im Inland erfordert einen anderen Aufwand als ein Geschäftspartner aus einer Hochrisikoregion.

Schritt 2: Dokumentenerhebung

Es werden relevante Unterlagen angefordert und ausgewertet: Handelsregisterauszug, Statuten, Ausweisdokumente der zeichnungsberechtigten Personen, Jahresabschlüsse sowie allenfalls Konzernstrukturdiagramme.

Schritt 3: Automatisierte und manuelle Prüfungen

Moderne Compliance-Lösungen automatisieren Sanktionslisten-Screenings, PEP-Prüfungen und den Abgleich mit Handelsregisterdaten. Ergänzend erfolgt eine manuelle Beurteilung der Ergebnisse durch Fachpersonen.

Schritt 4: Risikobewertung und Dokumentation

Die Prüfergebnisse werden in einem strukturierten Bericht zusammengefasst. Identifizierte Risiken werden bewertet und priorisiert. Die Dokumentation ist essenziell – sie belegt im Ernstfall, dass das Unternehmen seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen ist.

Schritt 5: Massnahmen und Monitoring

Bei erkannten Risiken werden Gegenmassnahmen definiert. Compliance ist zudem kein einmaliger Vorgang: Laufendes Monitoring stellt sicher, dass Veränderungen bei Geschäftspartnern (z. B. neue Sanktionen, Betreibungen, Führungswechsel) zeitnah erfasst werden.

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Compliance-Prüfung vs. Bonitätsprüfung: Was ist der Unterschied?

Diese beiden Prüfarten werden oft verwechselt oder gleichgesetzt. Sie verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele:

| Kriterium | Compliance-Prüfung | Bonitätsprüfung | |---|---|---| | Fokus | Rechtliche und regulatorische Konformität | Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit | | Datenquellen | Handelsregister, Sanktionslisten, PEP-Datenbanken | Betreibungsregister, Bilanzkennzahlen, Kreditdaten | | Ziel | Rechtliche Absicherung | Finanzielle Absicherung | | Typischer Nutzer | Compliance-Verantwortliche, Treuhänder | Kreditabteilung, Vertriebsleiter |

Für ein vollständiges Risikobild empfiehlt sich die Kombination beider Prüfarten.

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Praktische Tipps für Unternehmen

1. Compliance frühzeitig einbetten: Führen Sie Compliance-Prüfungen standardmässig vor dem Abschluss neuer Geschäftsbeziehungen durch – nicht erst, wenn ein Problem sichtbar wird.
2. Prozesse schriftlich festhalten: Dokumentieren Sie Ihre Compliance-Prozesse in einer internen Richtlinie. Das schützt im Fall einer Prüfung durch Behörden.
3. Technologie nutzen: Manuelle Prüfungen sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Digitale Compliance-Lösungen bieten automatisierte Screenings mit aktuellen Datenbankanbindungen.
4. Regelmässig aktualisieren: Compliance ist kein einmaliges Ereignis. Bestehende Geschäftspartner sollten periodisch neu bewertet werden.
5. Schulungen durchführen: Mitarbeitende, die Geschäftspartner auswählen oder Verträge abschliessen, sollten die Grundlagen der Compliance kennen.
6. Externe Expertise einbeziehen: Bei komplexen internationalen Strukturen lohnt sich die Zusammenarbeit mit spezialisierten Treuhand- oder Rechtskanzleien.

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Fazit

Eine Compliance-Prüfung ist für Schweizer Unternehmen kein bürokratischer Mehraufwand, sondern ein unverzichtbares Instrument zur Risikominimierung und rechtlichen Absicherung. Sie schützt vor Sanktionen, Reputationsschäden und persönlicher Haftung – und schafft gleichzeitig Vertrauen gegenüber Kunden, Investoren und Behörden. Wer strukturiert vorgeht, klare Prozesse definiert und auf zuverlässige Datenquellen setzt, ist gut aufgestellt.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Compliance und Audit?

Ein Audit ist eine formale, oft externe Prüfung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Compliance umfasst den gesamten, fortlaufenden Prozess der Regelkonformität – ein Audit kann Teil davon sein, aber Compliance ist breiter angelegt.

Wer ist in der Schweiz für Compliance verantwortlich?

Die rechtliche Verantwortung liegt beim Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung. In der Praxis wird die operative Umsetzung häufig an einen Compliance Officer, die interne Revision oder externe Treuhänder delegiert.

Welche Unternehmen sind zu Compliance-Prüfungen verpflichtet?

Finanzintermediäre (Banken, Versicherungen, Vermögensverwalter) sind nach dem GwG explizit zur Kundenidentifikation und Prüfung der wirtschaftlich berechtigten Person verpflichtet. Für alle übrigen Unternehmen ergibt sich die Sorgfaltspflicht aus dem OR sowie aus branchenspezifischen Regelwerken.

Wie oft sollte eine Compliance-Prüfung durchgeführt werden?

Bei Neukunden oder neuen Geschäftspartnern sollte eine Prüfung vor Vertragsabschluss erfolgen. Bestehende Partner sollten risikoorientiert – mindestens einmal jährlich oder bei wesentlichen Veränderungen – neu bewertet werden.

Was passiert, wenn Compliance-Anforderungen nicht eingehalten werden?

Die Folgen können vielfältig sein: Bussen und Sanktionen durch Behörden, zivilrechtliche Haftung, Strafanzeigen, Reputationsschäden oder der Verlust von Lizenzen. In schwerwiegenden Fällen kann die persönliche Haftung von Verwaltungsräten und Geschäftsführern ausgelöst werden.

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