Was ist eine Compliance-Prüfung? Definition und Praxis

Was ist eine Compliance-Prüfung?

Eine Compliance-Prüfung ist ein strukturierter Prozess, mit dem Unternehmen überprüfen, ob sie alle relevanten gesetzlichen Vorschriften, regulatorischen Anforderungen und internen Richtlinien einhalten. Sie dient dazu, Risiken frühzeitig zu erkennen, Haftung zu vermeiden und das Vertrauen von Geschäftspartnern, Behörden und Kunden zu stärken.

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Warum ist Compliance für Schweizer Unternehmen relevant?

Die Schweiz verfügt über ein dichtes Netz an gesetzlichen Anforderungen, die Unternehmen aller Branchen betreffen. Dazu gehören unter anderem:

• das Obligationenrecht (OR) mit Anforderungen an Buchführung, Gesellschaftsstruktur und Vertragswesen
• das Geldwäschereigesetz (GwG), das insbesondere Finanzintermediäre und Treuhänder zur Sorgfaltsprüfung verpflichtet
• das Datenschutzgesetz (DSG), das seit September 2023 in revidierter Form gilt
• branchenspezifische Regulierungen, etwa durch die FINMA für den Finanzsektor oder durch das Heilmittelgesetz (HMG) im Pharmabereich

Für Unternehmen, die international tätig sind, kommen zusätzlich ausländische Regelwerke wie die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder Sanktionslisten der UNO und der EU in Betracht.

Ein Verstoss gegen diese Anforderungen kann zu Bussen, Reputationsschäden und zivilrechtlicher Haftung führen. Regelmässige Compliance-Prüfungen sind daher kein bürokratischer Aufwand, sondern ein strategisches Instrument zur Risikominimierung.

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Arten von Compliance-Prüfungen

1. Interne Compliance-Prüfung

Bei einer internen Prüfung überprüft das Unternehmen seine eigenen Prozesse, Richtlinien und Systeme – in der Regel durch eine interne Compliance-Abteilung oder den Treuhänder. Diese Form eignet sich besonders für laufende Überwachung und die Vorbereitung auf externe Prüfungen.

2. Externe Compliance-Prüfung

Externe Prüfungen werden durch unabhängige Dritte durchgeführt – etwa durch Revisoren, Anwaltskanzleien oder spezialisierte Beratungsunternehmen. Sie bieten eine neutrale Perspektive und erhöhen die Glaubwürdigkeit der Ergebnisse gegenüber Behörden und Geschäftspartnern.

3. Behördliche Prüfung

Staatliche Stellen wie die FINMA, die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) oder kantonale Behörden können Compliance-Prüfungen von Amtes wegen durchführen. Unternehmen sind zur Kooperation verpflichtet.

4. Due-Diligence-Prüfung bei Geschäftspartnern

Im Rahmen einer Compliance-Prüfung von Geschäftspartnern wird geprüft, ob ein potenzieller Vertragspartner rechtlich sauber aufgestellt ist, keine Sanktionen gegen ihn bestehen und seine Bonität ausreichend ist. Eine ergänzende Bonitätsprüfung liefert dabei wertvolle Hinweise auf die finanzielle Stabilität.

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Ablauf einer Compliance-Prüfung – Schritt für Schritt

Schritt 1: Scope definieren

Zu Beginn wird festgelegt, welche Bereiche, Prozesse oder Geschäftspartner geprüft werden sollen. Ein klar definierter Prüfumfang verhindert, dass die Prüfung zu breit angelegt wird und unnötige Ressourcen bindet.

Schritt 2: Unterlagen zusammenstellen

Relevante Dokumente werden gesammelt: Gesellschaftsdokumente, Verträge, interne Richtlinien, Buchhaltungsunterlagen und – bei der Partnerprüfung – Handelsregisterauszüge, Jahresabschlüsse und Betreibungsregisterauszüge.

Schritt 3: Analyse und Risikobeurteilung

Die gesammelten Informationen werden auf Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen geprüft. Risiken werden identifiziert, bewertet und priorisiert.

Schritt 4: Berichterstattung

Die Ergebnisse werden in einem Prüfbericht dokumentiert. Dieser enthält eine Zusammenfassung der Befunde, eine Risikoeinschätzung sowie konkrete Handlungsempfehlungen.

Schritt 5: Massnahmen umsetzen

Auf Basis des Berichts werden notwendige Korrekturen vorgenommen: Prozessanpassungen, Schulungen, Vertragsanpassungen oder die Beendigung von Geschäftsbeziehungen.

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Compliance-Prüfung bei Geschäftspartnern: Worauf ist zu achten?

Bei der Prüfung von Geschäftspartnern – ob Lieferanten, Kunden oder Investoren – stehen folgende Punkte im Vordergrund:

• Handelsregistereintrag: Ist das Unternehmen im Schweizer Handelsregister korrekt eingetragen? Stimmen Firmensitz, Rechtsform und zeichnungsberechtigte Personen überein?
• Betreibungsregister: Bestehen offene Betreibungen oder Verlustscheine?
• Sanktionslisten: Erscheint das Unternehmen oder eine verantwortliche Person auf nationalen oder internationalen Sanktionslisten?
• Wirtschaftlich berechtigte Personen: Gerade bei komplexen Konzernstrukturen ist die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Person gemäss GwG entscheidend.
• Bonität: Eine Bonitätsprüfung ergänzt die Compliance-Prüfung und gibt Auskunft über die Zahlungsfähigkeit des Gegenübers.

Für Treuhänder und Finanzintermediäre ist die Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten gemäss Art. 4 GwG eine gesetzliche Pflicht, keine Kür.

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Compliance im digitalen Zeitalter: Automatisierung als Vorteil

Moderne Compliance-Lösungen ermöglichen es, Prüfprozesse zu automatisieren und in bestehende Systeme zu integrieren. Dabei werden Daten aus dem Handelsregister, Bonitätsdatenbanken und Sanktionslisten in Echtzeit abgeglichen. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert das Risiko menschlicher Fehler.

Für Vertriebsleiter und Einkäufer bedeutet das: Neue Geschäftspartner können bereits vor Vertragsabschluss automatisiert geprüft werden – ohne aufwändige manuelle Recherche.

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Häufige Fehler bei Compliance-Prüfungen

• Prüfung wird einmalig durchgeführt: Compliance ist ein kontinuierlicher Prozess. Eine einmalige Prüfung bei Vertragsabschluss reicht nicht aus, wenn sich die Verhältnisse beim Partner später ändern.
• Zu enger Fokus: Nur rechtliche Aspekte zu prüfen, ohne finanzielle Risiken einzubeziehen, gibt kein vollständiges Bild.
• Fehlende Dokumentation: Ohne schriftliche Nachweise können Unternehmen bei behördlichen Kontrollen nicht belegen, dass sie ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind.
• Keine Schulung der Mitarbeitenden: Compliance-Vorgaben nützen wenig, wenn die zuständigen Personen diese nicht kennen oder anwenden.

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Praktische Handlungsempfehlungen

1. Erstellen Sie ein Compliance-Handbuch, das die wichtigsten Anforderungen und internen Prozesse beschreibt.
2. Führen Sie eine jährliche Überprüfung Ihrer Compliance-Massnahmen durch – insbesondere nach Gesetzesänderungen.
3. Nutzen Sie digitale Tools, um die Prüfung von Geschäftspartnern zu automatisieren und zu beschleunigen.
4. Schulen Sie Ihr Team regelmässig zu aktuellen rechtlichen Anforderungen.
5. Dokumentieren Sie alle Prüfschritte sorgfältig, um im Zweifelsfall Ihre Sorgfaltspflicht nachweisen zu können.

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FAQ: Häufige Fragen zur Compliance-Prüfung

Was ist der Unterschied zwischen Compliance-Prüfung und Revision?

Die Revision prüft primär die Richtigkeit der Jahresrechnung und die Ordnungsmässigkeit der Buchführung. Eine Compliance-Prüfung ist breiter angelegt und umfasst alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen, die ein Unternehmen betreffen – von Datenschutz über Geldwäscherei bis hin zu Arbeitsrecht.

Wie oft sollte eine Compliance-Prüfung durchgeführt werden?

Mindestens einmal jährlich, sowie anlassbezogen – etwa bei einer neuen Geschäftsbeziehung, einem Unternehmenszukauf oder einer relevanten Gesetzesänderung.

Wer ist in der Schweiz für die Compliance verantwortlich?

Die Verantwortung liegt beim Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung. In grösseren Unternehmen wird diese Aufgabe häufig an eine dedizierte Compliance-Funktion oder an externe Berater delegiert.

Ist eine Compliance-Prüfung bei Kleinstunternehmen notwendig?

Auch KMU und Kleinstunternehmen sind an Gesetze gebunden. Der Aufwand ist skalierbar – entscheidend ist, dass die wesentlichen Risiken identifiziert und adressiert werden.

Wie unterscheidet sich eine Compliance-Prüfung von einer Bonitätsprüfung?

Eine Bonitätsprüfung fokussiert auf die finanzielle Kreditwürdigkeit eines Unternehmens. Die Compliance-Prüfung ist umfassender und bewertet zusätzlich rechtliche, regulatorische und reputationsbezogene Risiken. Beide Prüfungen ergänzen sich sinnvoll.

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Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt und durch automatisierte Qualitätsprüfungen kontrolliert.