Online-Handelsregistereintrag: Wo steht die Schweiz bei der Digitalisierung?

Übersicht

Das Handelsregister ist das amtliche Verzeichnis aller im Schweizer Recht relevanten Rechtseinheiten. Jede Aktiengesellschaft, GmbH, Genossenschaft oder Einzelfirma ab einer bestimmten Umsatzschwelle ist verpflichtet, sich eintragen zu lassen. Lange war dieser Prozess papiergebunden, standortabhängig und zeitintensiv. In den letzten Jahren hat die Schweiz erhebliche Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen, doch der Weg zu einem vollständig elektronischen Handelsregisterverfahren ist noch nicht abgeschlossen.

Auf wirtschaftsdaten.ch stehen Handelsregisterdaten in strukturierter Form zur Verfügung, aufbereitet aus offiziellen Qüllen wie ZEFIX, dem Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) und den kantonalen Registerämtern. Die Unternehmenssuche ermöglicht den direkten Zugriff auf aktülle Einträge, Mutationen und Löschungen.

Hintergrund

Historische Ausgangslage

Bis in die 2010er-Jahre war der Handelsregisterprozess in der Schweiz weitgehend analog. Anmeldungen, Mutationen und Löschungen wurden schriftlich eingereicht, von den kantonalen Ämtern geprüft und anschliessend im SHAB publiziert. Die Kantonalität des Systems führte zu unterschiedlichen Abläufen, Formularen und Fristen je nach Kanton.

Mit der Einführung von ZEFIX (Zentrales Firmenindex-Register) erhielt die Schweiz eine nationale Plattform zur Abfrage von Handelsregisterdaten. ZEFIX konsolidiert die Daten aller kantonalen Registerämter und macht sie über eine öffentliche Weboberfläche sowie eine API zugänglich. Dies war ein wichtiger Schritt, betraf jedoch primär die Leseseite der Daten, also die Abfrage, nicht die Einreichung.

Gesetzliche Grundlagen und Reformen

Die Revision des Obligationenrechts, die am 1. Januar 2023 in Kraft trat, brachte neben materiellen Änderungen auch Anpassungen im Handelsregisterrecht. Die Handelsregisterverordnung (HRegV) regelt die formellen Anforderungen an Einreichungen. Seit einigen Jahren akzeptieren die meisten kantonalen Registerämter elektronisch signierte Dokumente, und einzelne Kantone haben Pilotprojekte für vollständig digitale Einreichungen gestartet.

Ein zentrales Reformziel ist die Vereinheitlichung und vollständige Digitalisierung der Einreichungsprozesse über alle Kantone hinweg. Das Bundesamt für Justiz und das SECO begleiten diese Entwicklung. Die Einführung der Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) als einheitlicher Identifier hat die Vernetzung verschiedener Behördenregister erleichtert.

Aktülle Daten und Kennzahlen

Neüinträge und Mutationen

Die Schweiz verzeichnet jährlich rund 50'000 bis 55'000 Neugründungen von Rechtseinheiten sowie ein Vielfaches davon an Mutationen (Adressänderungen, Kapitalerhöhungen, Zeichnungsberechtigungen, Umfirmierungen). Jede dieser Transaktionen durchläuft das Handelsregister. Die Kapazität und Geschwindigkeit der Registerämter hat direkte Auswirkungen auf die operative Handlungsfähigkeit von Unternehmen.

Aktülle Neugrü̈ndungsstatistiken auf wirtschaftsdaten.ch zeigen, dass die Zahl der neugegründeten Kapitalgesellschaften in den vergangenen Jahren stabil geblieben ist, mit leichten Schwankungen je nach Konjunkturlage. Aktiengesellschaften machen dabei einen bedeutenden Anteil aus, insbesondere im Bereich von KMU und Holdingstrukturen.

Digitalisierungsgrad nach Kanton

Der Stand der Digitalisierung variiert erheblich zwischen den Kantonen. Einige grosse Kantone wie Zürich und Bern haben ihre Prozesse stärker standardisiert und teilweise digitalisiert. Andere, kleinere Kantone arbeiten noch stärker mit traditionellen Eingabewegen. Eine vollständig elektronische Einreichung, bei der alle Dokumente digital signiert und ohne physische Post eingereicht werden können, ist schweizweit noch nicht flächendeckend verfügbar.

Die Bearbeitungszeiten differieren entsprechend. In digitalisierten Kantonen können einfache Mutationen innerhalb weniger Werktage abgeschlossen werden. In weniger digitalisierten Kantonen oder bei komplexeren Vorgängen kann der Prozess mehrere Wochen daürn. Dies ist für Unternehmen in Phasen der Restrukturierung oder für Neugründungen, die rasch handlungsfähig sein müssen, von erheblicher praktischer Bedeutung.

ZEFIX-API als Digitalisierungsmotor

Die ZEFIX-API ermöglicht es Drittplattformen, Handelsregisterdaten automatisiert abzurufen. wirtschaftsdaten.ch nutzt diese Schnittstelle intensiv, um Unternehmensdaten in Echtzeit bereitzustellen. Die Dokumentation der verwendeten Datenqüllen und Schnittstellen ist auf der Plattform öffentlich zugänglich.

Die Maschinenlesbarkeit von Handelsregisterdaten ist ein wesentlicher Fortschritt gegenüber der früheren Situation, in der Daten nur über eine Weboberfläche oder Papierpublikationen zugänglich waren. Sie ermöglicht Compliance-Prüfungen, automatische Adressvalidierungen und die Integration von Registerdaten in digitale Geschäftsprozesse.

Bedeutung für die Praxis

Für Unternehmen und Gründer

Die Digitalisierung des Handelsregistereintrags hat unmittelbare Auswirkungen auf den Gründungsprozess. Wer eine neue Gesellschaft gründet, ist darauf angewiesen, dass der Eintrag zügig erfolgt. Erst mit dem Handelsregistereintrag erlangt eine Aktiengesellschaft ihre Rechtspersönlichkeit. Verzögerungen im Einreichungs- und Prüfprozess verzögern damit den operativen Start.

Für laufende Unternehmen bedeutet eine verzögerte Mutation unter Umständen, dass Zeichnungsberechtigungen nicht aktüll im Register ausgewiesen sind, was bei Vertragsabschlüssen oder Bankgeschäften zu Komplikationen führen kann. Die Compliance-Prüfung über wirtschaftsdaten.ch ermöglicht es, jederzeit den aktüllen Stand eines Eintrags zu prüfen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

Für Banken, Notare und Berater

Notare spielen im Schweizer Handelsregisterprozess eine zentrale Rolle. Gründungsurkunden, Kapitalerhöhungen und andere wesentliche Rechtsakte müssen öffentlich beurkundet werden. Die Digitalisierung betrifft daher nicht nur das Verhältnis zwischen Unternehmen und Registeramt, sondern auch den gesamten vorgelagerten Prozess der Beurkundung und Dokumentenerstellung.

Elektronische öffentliche Urkunden (eÖU) sind in der Schweiz seit einigen Jahren rechtlich anerkannt, werden aber noch nicht flächendeckend eingesetzt. Sobald die elektronische Beurkundung in der Praxis breiter verfügbar ist, wird dies die Gesamtdaür von Gründungs- und Mutationsvorgängen deutlich verkürzen.

Banken prüfen bei der Kontöröffnung für Gesellschaften routinemässig den Handelsregistereintrag. Aktüll, maschinenlesbar verfügbare Registerdaten, wie sie über die ZEFIX-API und Plattformen wie wirtschaftsdaten.ch bereitgestellt werden, erleichtern diese Prüfungen erheblich.

Für Compliance und Risikoprüfung

Die automatisierte Auswertung von Handelsregisterdaten ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung von Unternehmensveränderungen. Mutationen, Löschungen oder Konkurseinträge werden über das SHAB publiziert und sind auf wirtschaftsdaten.ch strukturiert abrufbar. Die Konkursstatistiken und der Wirtschaftsmonitor bieten ergänzende Perspektiven auf die wirtschaftliche Lage von Unternehmen.

Für Kreditgeber, Lieferanten oder Investoren ist die Nachvollziehbarkeit von Registeränderungen ein wesentliches Element der Due-Diligence-Prüfung. Die Digitalisierung des Handelsregisters erhöht die Transparenz und reduziert den manüllen Aufwand bei solchen Prüfungen.

Offene Baustellen

Trotz der Fortschritte bestehen weiterhin Lücken. Die vollständige Digitalisierung des Einreichungsprozesses ist kantonal uneinheitlich. Es fehlt an einem einheitlichen nationalen Einreichungsportal, das alle Kantone abdeckt. Die elektronische Signatur ist zwar rechtlich verankert, aber in der praktischen Anwendung noch nicht universell etabliert.

Zudem sind bestimmte Rechtsakte, insbesondere jene, die öffentliche Beurkundung erfordern, noch nicht vollständig in digitale Prozesse überführt worden. Hier besteht Handlungsbedarf, der von Bundesbehörden und kantonalen Stellen gemeinsam adressiert werden muss.

Weiterführende Informationen

Eine strukturierte Übersicht über aktülle Handelsregisterdaten, Neugründungen und Unternehmensmutationen bietet wirtschaftsdaten.ch über die Unternehmenssuche sowie die Statistiken. Die Plattform aggregiert offizielle Daten aus ZEFIX, SHAB, SECO und BFS und macht sie für analytische und operative Zwecke nutzbar.

Unternehmen, die die Handelsregisterdaten automatisiert in ihre eigenen Systeme integrieren möchten, finden in der Dokumentation die technischen Details zu den verfügbaren Schnittstellen.

Für die Gründung und laufende Administration einer Schweizer Aktiengesellschaft mit digitaler Unterstützung steht AG READY (https://ag-ready.ch) als spezialisierte Plattform zur Verfügung. AG READY nutzt die API von wirtschaftsdaten.ch, um Unternehmensdaten direkt in die digitalen Gründungs- und Verwaltungsprozesse einzubinden. Unter anderem ermöglicht die Plattform eine AG-Gründung ohne sofortige Einzahlung von CHF 100'000 Aktienkapital.